Okulary do komputera w pracy – kiedy się należą?
Czy wiesz, że codzienne korzystanie z komputera może mieć negatywny wpływ na Twoje oczy? Pracując przed monitorem przez dłuższy czas, narażamy swój narząd wzroku na nadmierne obciążenie, które może prowadzić do tzw. syndromu suchego oka, bólu głowy czy zmęczenia wzroku. Z tego powodu warto zadbać o swoje oczy i zainwestować w odpowiednie okulary do pracy przy komputerze. Warto pamiętać, że w niektórych przypadkach możliwe jest otrzymanie dofinansowania przez miejsce pracy na nowe okulary. W naszym artykule postaramy się odpowiedzieć na pytanie, kiedy istnieje taka możliwość i co mówią na ten temat przepisy.
Okulary do komputera a kodeks pracy i przepisy BHP
Jak wiadomo, bezpieczeństwo i higiena pracy stanowią podstawowe obowiązki pracodawcy, niezależnie od branży i liczby zatrudnionych. W dzisiejszych czasach wymagania wobec pracowników ulegają zmianom, a przepisy muszą być odpowiednio dostosowane do nowych zjawisk. Jednym z przykładów są pracownicy korzystający z komputerów, którzy są narażeni na problemy ze wzrokiem. Zgodnie z definicją ustawy o BHP, każdy pracownik korzystający z monitora ekranowego ma prawo do 5-minutowej przerwy na każdą godzinę pracy z komputerem. Jednak to nie jedyne wymaganie stawiane przez przepisy.
Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia okularów korekcyjnych pracownikom z potwierdzonymi wadami wzroku i dyspozycją lekarską do ich stosowania w czasie pracy przy komputerze. Finansowanie okularów jest regulowane przez Kodeks Pracy, a zgodnie z nim, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi okularów korygujących wzrok w przypadku potwierdzonej potrzeby ich stosowania podczas pracy z komputerem.
Pracownik zatrudniony na stanowisku, które wymaga pracy przy komputerze przez co najmniej 4 godziny, musi przejść badania okulistyczne w ramach wstępnych badań lekarskich. Jeśli orzeczenie lekarza okulisty wskazuje na konieczność stosowania okularów, pracodawca musi je zapewnić pracownikowi poprzez refundację kosztów ich zakupu.
Okulary do komputera dla przedsiębiorcy
Koszty poniesione na okulary korekcyjne przez przedsiębiorców nie są uznawane za koszty podatkowe w ich działalności gospodarczej, lecz za wydatek o charakterze osobistym, a przepisy podatkowe nie pozwalają na zaliczenie takich wydatków do kosztów firmy. Aby wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy, musi spełniać określone warunki, jakie są zawarte w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Fiskus wskazuje, że jeśli osoba ma wadę wzroku lub jej wzrok się pogarsza, musi kupić okulary z odpowiednimi soczewkami, niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą. Bez względu na to, czy okulary korekcyjne są potrzebne przedsiębiorcy w prowadzeniu działalności, to wydatek związanych z ich nabyciem nie stanowi firmowego kosztu podatkowego.
Okulary do komputera – obowiązek pracodawcy?
W czasach, gdy coraz więcej pracy odbywa się w trybie online, a korzystanie z komputera stało się nieodłącznym elementem codziennego życia zawodowego, wiele osób zaczyna narzekać na problemy z oczami. Z biegiem czasu, praca przed monitorem może prowadzić do poważnych problemów ze wzrokiem, w tym do zmęczenia oczu, bólu głowy, a nawet do zaburzeń ostrości widzenia.
Wiele firm stara się przeciwdziałać tym problemom poprzez wprowadzenie rozwiązań ergonomicznych, takich jak lepsze oświetlenie, ergonomiczne krzesła czy specjalne ekrany. Jednym z takich rozwiązań są również okulary do komputera, które zapewniają pracownikom komfort podczas pracy przy komputerze. Czy jednak obowiązek zapewnienia okularów do komputera spoczywa na pracodawcy? W polskim prawie finansowanie zakupu okularów jest opisane w Kodeksie Pracy, który podaje, iż pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi okulary korygujących wzrok w przypadku potwierdzonej potrzeby ich stosowania do z komputerem.
Okulary ochronne do komputera i refundacja przez pracodawcę
Zgodnie z przepisami prawa, pracodawca ponosi odpowiedzialność za zapewnienie odpowiednich, bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w swoim zakładzie. Jednym z wymogów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy jest zapewnienie ergonomicznego stanowiska pracy wyposażonego w monitor ekranowy. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. precyzuje minimalne wymagania BHP oraz ergonomii dla takich stanowisk pracy. Pracodawca musi zagwarantować, że ekrany i monitory są w dobrym stanie i nie powodują pogorszenia wzroku pracowników.
Zgodnie z kodeksem pracy, każde stanowisko pracy powinno być ergonomiczne. Oznacza to, że pracodawca musi spełnić określone wytyczne, które zapewnią odpowiedni komfort pracy pracowników i zmniejszą ryzyko wystąpienia dolegliwości związanych z długotrwałym pracowaniem przed monitorem. Jeśli badania okulistyczne wykażą potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok, pracodawca zgodnie z paragrafem 8 wspomnianego rozporządzenia jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi takich okularów podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Czy okulary do komputera są kosztem?
Ostatecznie, należy podkreślić, że wydatek związany z zakupem okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze nie wpływa na wysokość przychodów uzyskiwanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też nie może być uznany za koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Innymi słowy, poniesienie takiego wydatku nie ma związku z prowadzoną działalnością gospodarczą jako źródłem przychodów, a zatem nie podlega kosztowaniu w kosztach uzyskania przychodów.
Czy można kupić okulary do komputera na koszt pracodawcy?
Pracodawcy mają obowiązek refundacji kosztów zakupu okularów pracowniczych w przypadku osób, które spędzają co najmniej cztery godziny dziennie przed monitorem ekranowym. Żeby lekarz medycyny pracy mógł właściwie ocenić ryzyko pogorszenia wzroku, informacja o tym obowiązku powinna zostać umieszczona na skierowaniu wystawionym przez pracodawcę.
W sytuacji, gdy na zaświadczeniu lekarskim dotyczącym badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych, lekarz zaleci pracownikowi pracę w okularach korekcyjnych – jest to podstawa do zwrotu kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych. Wówczas pracownik powinien dostarczyć fakturę za zakup okularów na swoje imię i nazwisko do pracodawcy, który zwróci mu ustaloną kwotę zwrotu.
Okulary do komputera w kosztach firmy
Jeśli badania okulistyczne wykażą potrzebę stosowania okularów korekcyjnych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, to pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnych. W takim przypadku wydatek na zakup okularów do pracy przy komputerze powinien zostać poniesiony przez pracodawcę. W sytuacji, gdy pracownik już posiada okulary, a ich wymiana jest związana z pracą przy monitorze, koszty ponosi pracodawca. Jednakże pracodawca nie musi pokrywać kosztów okularów, jeśli nie ma ku temu konieczności wynikającej z wyników badań okulistycznych pracownika.
Jeżeli pracownik decyduje się na zakup okularów na własną rękę, bez uprzedniej konsultacji z lekarzem medycyny pracy, pracodawca nie ma obowiązku zwrócenia kosztów. Warto także pamiętać, że koszty zakupu okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze mogą zostać zaliczone jako koszty uzyskania przychodu w firmie, jeśli zostały poniesione w celu wykonywania działalności gospodarczej. Jednakże muszą spełniać kryteria uznawalności kosztów, takie jak niezbędność dla prowadzenia działalności czy zachowanie właściwego stosunku kosztów do przychodu.
Okulary do komputera „na firmę” – na kogo faktura?
W przypadku, gdy pracownik otrzymuje od firmy refundację kosztów na zakup okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze, powinien od dostarczyć fakturę imienną lub fakturę na firmę. Powinien przekazać ją osobie lub działowi odpowiedzialnemu za rozliczanie tego typu wydatków w firmie. Pracownik musi posiadać fakturę, która będzie stanowiła podstawę do zwrotu kosztów przez pracodawcę. Warto jednak pamiętać, że koszty te powinny być zwrotne jedynie wtedy, gdy spełnione zostaną odpowiednie warunki, takie jak przeprowadzenie badań okulistycznych potwierdzających konieczność noszenia okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze oraz udokumentowanie zakupu fakturą.
Okulary do komputera a KPiR
Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to jedna z form prowadzenia księgowości w Polsce. W przypadku poniesienia kosztów na okulary do komputera mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodu i zaksięgowane w KPiR. Należy jednak pamiętać, żeby koszty te zostały poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a nie jako koszty prywatne.
W takim przypadku faktura za zakup okularów powinna zostać wystawiona na firmę, a nie na prywatną osobę, ponieważ tylko wtedy będzie możliwe ich zaksięgowanie w KPiR. Dobrą praktyką jest również posiadanie dokumentacji medycznej potwierdzającej konieczność noszenia okularów w związku z pracą przy komputerze. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby mieć pewność, że koszty poniesione na okulary do komputera zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w prawidłowy sposób.
Okulary do pracy przy komputerze a VAT
W przypadku wydatków związanych z zakupem okularów do pracy przy komputerze, VAT może być odliczany przez przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność opodatkowaną VAT-em. Warunkiem odliczenia jest posiadanie faktury VAT lub paragonu fiskalnego, na którym widnieją wszystkie wymagane dane, takie jak nazwa i adres sprzedawcy, data transakcji, nazwa i ilość towarów czy usług oraz kwota podatku VAT.
W przypadku zakupu okularów do komputera na potrzeby firmy należy zawsze zażądać faktury VAT, która będzie potwierdzeniem poniesienia kosztów i umożliwi odliczenie podatku VAT od zakupu. Warto jednak pamiętać, że odliczenie podatku VAT dotyczy tylko tych kosztów, które są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, a nie prywatnym użytkowaniem okularów.
Okulary korekcyjne dla pracownika do pracy przy komputerze a koszty uzyskania przychodu
Okulary korekcyjne dla pracownika do pracy przy komputerze mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, co oznacza, że pracodawca może odliczyć ich wartość od podatku. Jednakże, aby tak się stało, muszą być spełnione pewne warunki. Przede wszystkim, okulary muszą być używane wyłącznie do pracy przy monitorze ekranowym, co oznacza, że pracownik nie może ich używać poza miejscem pracy.
Ponadto, pracownik musi mieć skierowanie wystawione przez pracodawcę, które potwierdza konieczność noszenia okularów w pracy. Skierowanie to powinno zawierać informację o specjalnych wymaganiach związanych z pracą przy monitorze ekranowym oraz potwierdzenie, że pracownik nie ma innych problemów ze wzrokiem poza potrzebą korekcji dla pracy przy monitorze. Warto również pamiętać, że aby koszt okularów korekcyjnych został zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi zostać potwierdzony fakturą.
W przypadku, gdy pracownik ma skierowanie na okulary do pracy przy monitorze, ale używa ich także poza miejscem pracy, koszt nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. W takim przypadku pracownik może jedynie skorzystać z odliczenia w ramach kosztów uzyskania przychodu w stosunku do liczby godzin przepracowanych przy monitorze.
Czy możliwy jest zwrot kosztów za okulary do komputera?
Tak, możliwy jest zwrot kosztów za okulary do komputera, o ile zostały spełnione pewne warunki. W przypadku, gdy pracownik potrzebuje okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze ekranowym, koszty ich zakupu mogą zostać zwrócone przez pracodawcę. Pracownik powinien posiadać skierowanie na badania okulistyczne od lekarza medycyny pracy, a wyniki tych badań powinny wskazywać na konieczność stosowania okularów przy pracy z monitorem. Następnie pracownik musi dostarczyć pracodawcy fakturę za zakup okularów, na podstawie której zostanie mu zwrócona odpowiednia kwota.
Podsumowując, pracodawca jest zobowiązany do refundacji kosztów zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek pracownikowi, zgodnie z zaleceniami lekarza medycyny pracy. Nie powinno być określonych sztywnych okresów wymiany okularów w wewnętrznych przepisach, ponieważ decyzja o wymianie zawsze powinna być podejmowana przez lekarza okulistę podczas badań medycyny pracy.
Jeśli lekarz stwierdzi, że wzrok pracownika uległ pogorszeniu z powodu wykonywanej pracy, pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty wymiany szkieł. W takiej sytuacji nie musi być wymagana wymiana opraw, ale pracodawca powinien poinformować pracownika o tym fakcie. Ważne jest, aby pracodawca traktował refundację okularów jako swoje zobowiązanie względem pracownika, a nie koszt, który można uniknąć. Pracodawca powinien również dokładnie określić procedurę zwrotu kosztów, aby pracownicy nie mieli problemów z odzyskaniem pieniędzy.
